Vanaf 2023 moet de verslaggever de belangrijkste stavingsstukken uit het technische EPB-dossier opladen op de energieprestatiedatabank, zowel voor vergunningsaanvragen vanaf 2023 als voor lopende dossiers.
Het belang van het verzamelen van stavingsstukken
De aangifteplichtige kan een aantal zaken in detail laten meerekenen of de verslaggever laten werken met standaardwaarden. Detailberekeningen kunnen leiden tot een lager en dus beter E-peil.
De aangifteplichtige is ook verantwoordelijk voor het tijdig laten indienen van de aangifte en voor het voldoen aan de EPB- eisen. Hij heeft er dus voordeel bij om stavingsstukken tijdig aan te leveren, zodat deze aangifte tijdig en correct gebeurt. Onvoldoende stavingsstukken geven het risico op boetes voor het niet voldoen aan de EPB-eisen.
Tip: gegevens uit de EPB-productgegevensdatabank zijn erkend. Voor die gegevens moet men geen extra staving opvragen bij fabrikanten of leveranciers.
Een geldig stavingsstuk is toewijsbaar
Elk stavingsstuk heeft tot doel bepaalde kenmerken en/of eigenschappen van een materiaal, toestel, systeem of gebouw aan te tonen. Het is daarbij belangrijk dat het stavingsstuk toewijsbaar is.
- In sommige gevallen is daarvoor 1 stavingsstuk voldoende.
- Meestal is er echter een combinatie van stavingsstukken nodig. Die kunnen samen aantonen dat een materiaal, toestel of systeem wel degelijk op een bepaalde plaats in het beschouwde project toegepast is en of dat het materiaal, toestel, systeem of gebouw wel degelijk bepaalde eigenschappen heeft.
Een geldig stavingsstuk voldoet aan de gestelde voorwaarden
Vooraleer een stavingsstuk door de verslaggever wordt gebruikt, kan hij best controleren of het bewijsstuk voldoet aan de gestelde voorwaarden. Hij draagt er immers de verantwoordelijkheid voor dat de rapportering waarheidsgetrouw gebeurt. In het geval van een controle waarbij een niet-waarheidsgetrouwe rapportering wordt vastgesteld, kan de verslaggever daarvoor worden beboet.
Er kan worden beroep gedaan op onder andere volgende stavingsstukken:
- Facturen waarop de adresgegevens of het kadastrale nummer van het betreffende dossier vermeld zijn.
- Foto’s kunnen worden gebruikt om de werkelijke plaatsing van materialen, toestellen en systemen aan te tonen. Daarbij is het wel belangrijk dat de foto’s eenduidig weergeven over welk product het gaat en waar het werd geplaatst. Daarom is het meestal nodig een detailfoto en een overzichtsfoto van hetzelfde product te maken en eventueel op de plannen aan te duiden waar de foto’s werden genomen. Foto’s die op zo’n manier worden genomen dat ze op geen enkele manier kunnen worden gelokaliseerd, kunnen niet als stavingsstuk worden aanvaard, vermits ze even goed op een andere locatie kunnen genomen zijn.
- Gegevens op het geplaatste materiaal en/of toestel (bijvoorbeeld: de kenplaat op een geplaatste verwarmingsketel of garagepoort), aan de hand van foto’s (zie punt hierboven).
- Uitvoeringsplannen van het project.
- Technische documentatie van de gebruikte producten en/of systemen. Ook informatie van websites van fabrikanten met specifieke productinformatie waarbij kan worden aangetoond dat de installatie of het ingevoerde gegeven in het betreffende gebouw is geplaatst of toegepast. Van die documentatie moet altijd worden nagegaan op basis van merk en productnaam, of de beschikbare informatie overeenstemt met de werkelijkheid. Er moet ook worden gecontroleerd of de opgegeven waarden voldoen aan de vereisten die opgelegd worden aan de invoerwaarden voor de EPB-berekeningsmethode (bijvoorbeeld: berekening van eigenschappen volgens de juiste normen en de juiste specificaties). Gegevens afkomstig van de EPB-productgegevensdatabank voldoen daaraan. In dat geval volstaat een verwijzing naar de productendatabank.
- Berekeningen voor installaties zoals verwarmingsinstallaties, volumeberekeningen …
- Lastenboeken die een onderdeel vormen van het (algemeen) aannemingscontract. Op het lastenboek moeten de adresgegevens of het kadastraal nummer van het betreffende project vermeld zijn.
- Goedgekeurde, ondertekende offertes die gekoppeld zijn aan één van de bovenstaande bewijsstukken waardoor kan worden aangetoond dat de uitvoering op het projectadres is gerealiseerd.
Deze lijst is niet limitatief en kan altijd worden uitgebreid voor het VEKA.
Geen geldig stavingsstuk? Dat betekent rekenen met de waarde bij ontstentenis
Als er geen gegevens over bepaalde karakteristieken van materialen, toestellen en/of systemen gekend zijn, noch via visuele inspectie, noch via stavingsstukken, moet de waarde bij ontstentenis worden gekozen.
De verslaggever is verantwoordelijk voor de gerapporteerde gegevens. Hij kan de stavingsstukken dus best altijd vergelijken met de werkelijkheid. Bij twijfel tussen de bewijsstukken, moet er worden uitgegaan van de minst gunstige aanname of de waarde bij ontstentenis.
Staving bij het dossier in de energieprestatiedatabank
In het Ministerieel Besluit van 28 december 2018 wordt een niet-limitatieve opsomming opgesteld van stavingsstukken: per categorie zijn minstens de opgegeven parameters nodig als staving bij het dossier in de energieprestatiedatabank:
- De geometrische gegevens van het gebouw: minimaal de as-built plannen en een oppervlakte- en volumeberekening van de EPB-eenheden, functionele delen en constructiedelen.
- Een algemeen fotoverslag dat de indeling en de werkelijke functie van de ruimtes aangeeft. Het fotoverslag omvat minstens alle unieke ruimtes binnen het beschermd volume en elke technische ruimte.
- Dit verslag is verplicht voor bouwaanvragen vanaf 2023.
- Dit verslag is optioneel voor dossiers met een aanvraagdatum vóór 2023.
- Staving van de gerapporteerde isolatie van de constructiedelen (als ze voorkomen):
- Isolatie van opake scheidingsconstructies.
- Isolatiewaarde van transparante scheidingsconstructies.
- Staving van de gerapporteerde prestatie van de installaties (als ze voorkomen):
- de opwekkers, inclusief buffervaten en opslagvaten
- het afgiftesysteem voor verwarming
- het afgiftesysteem voor warm tapwater, in het geval van een combilus of een circulatieleiding.
- Staving van het gerapporteerde ventilatiesysteem (als ze voorkomen en voor zover ze niet zijn opgenomen in het ventilatieprestatieverslag):
- de ventilator(en) en een eventueel warmteterugwinapparaat
- de gerapporteerde debieten
- de gerapporteerde energetische parameters van het ventilatiesysteem
- Overige maatregelen (enkel als ze voorkomen en als niet gerekend is met de waarde bij ontstentenis):
- de eigenschappen voor zonnewering en beschaduwing;
- de zonneboiler;
- de fotovoltaïsche installatie;
- de eigenschappen van de verlichting.
Voorbeelden van stavingsstukken voor:
- Het rendement van de ketel (30%-deellastrendement):
- factuur van de geplaatste verwarmingsinstallatie als bewijs van plaatsing, met vermelding van het uitvoeringsadres
- technische informatie van de geplaatste ketel
- (detailfoto waarop het merk en type duidelijk te lezen staat)
- (overzichtsfoto waarop te zien is waar het toestel werd geplaatst)
- De plaatsing van spouwisolatie:
- factuur van de geplaatste isolatie, met vermelding van merk, type, dikte en uitvoeringsadres
- foto’s bij de uitvoering van de werken waarop de isolatie duidelijk te zien is
- technische informatie van de geplaatste isolatie
- De plaatsing van RTO’s (regelbare toevoeropeningen):
- factuur zonder gedetailleerde beschrijving, waarin wordt verwezen naar de onderstaande offerte
- offerte waarop de RTO’s gedetailleerd beschreven staan met vermelding van het uitvoeringsadres
- detailfoto’s van de RTO’s
- overzichtsfoto’s van de RTO’s waarop te zien is waar, en in welke ruimte precies, ze werden geplaatst
- uitvoeringsplannen met aanduiding van de belangrijkste afmetingen en de opnamepunten van de foto’s
- De uitvoering van een luchtdichtheidsmeting:
- rapport van de luchtdichtheidsmeting met de vermelding dat de meting uitgevoerd werd volgens de specificaties opgenomen in bijlage 5 bij het ministerieel besluit van 1 december 2010 en het uitvoeringsadres
- uitvoeringsplannen met aanduiding van de meetzone
- volume- en oppervlakteberekeningen van de meetzone
- De verlaagde ontwerpretourtemperatuur (als invoerwaarde lager is dan de waarde bij ontstentenis):
- ontwerpberekening voor de dimensionering van het warmteafgiftesysteem, met vermelding van het uitvoeringsadres
- factuur van het geplaatste verwarmingssysteem, waaruit blijkt dat het ontworpen systeem werd geplaatst op het uitvoeringsadres
- De verlaagde m-factor (door meting van de toe- en afvoerdebieten):
- meetrapport van de debieten, met vermelding van de gemeten debieten, de uitvoerder en het uitvoeringsadres
- extern rekenblad voor berekening van de m-factor
- De U-waarde van de beglazing:
- factuur van de geplaatste beglazing, met vermelding van merk, type en het uitvoeringsadres
en/of:
- detailfoto’s van de beglazing, waarop het merk/type af te lezen is
- uitvoeringsplan
- overzichtsfoto’s waaruit blijkt, in combinatie met het uitvoeringsplan, dat de detailfoto genomen is op hetzelfde project
Verplichte foto bij het EPC bouw en bij renovaties
Sinds 9 oktober 2023 moet een EPB-verslaggever bij het definitief indienen van een EPB-aangifte waarbij een EPC bouw hoort, steeds een foto van de eenheid opladen op de energieprestatiedatabank. Deze verplichting geldt voor EPB-aangiftes voor ‘nieuwbouw of gelijkgesteld’ en voor ‘ingrijpende energetische renovaties’.
Sinds 1 juli 2024 moet een EPB-verslaggever ook bij het definitief indienen van een EPB-aangifte van een renovatie van een wooneenheid, steeds een foto opladen.
Bij andere EPB-aangiftes (bijvoorbeeld nieuwbouw industrie) is het opladen van een foto optioneel en zal een opgeladen foto voorlopig niet op een formulier verschijnen.
Algemeen fotoverslag vanaf 2023
Omdat het fotoverslag een nieuw stavingsstuk is, bovenop het technisch EPB-dossier dat de verslaggever sowieso moet bijhouden, is het enkel verplicht voor vergunningsaanvragen vanaf 2023, zodat de verslaggever daarvoor de nodige bijkomende afspraken kan maken met de aangifteplichtige en die afspraken eventueel kan opnemen in het contract met de aangifteplichtige.
Bij dossiers met bouwaanvraag voor 2023 is het fotoverslag optioneel.
Het fotoverslag geeft de indeling en het werkelijke gebruik van de ruimtes weer
- De foto’s in het fotoverslag moeten het werkelijk gebruik van de ruimten illustreren en worden daarom best zo dicht mogelijk bij de indiendatum van de EPB-aangifte opgemaakt.
- Als een ruimte anders is gebruikt of uitgevoerd dan op plan staat aangegeven, zijn aanvullende foto’s wenselijk.
- Foto’s tijdens de werken zijn niet verplicht, maar kunnen in bepaalde situaties helpen om de indeling van de ruimte te tonen.
- Foto’s die het samennemen en opsplitsen van ruimten op plan illustreren.
- Foto’s voor het documenteren van aanpassingen: voorbeeld een opening die wel of net niet is uitgevoerd, een muur die bij de ruwbouw op een andere plaats is uitgevoerd,….
- Meer over correct rapporteren van onafgewerkte ruimten.
- De foto’s moeten voldoen aan de algemene voorwaarden van geldige stavingsstukken: een foto moet duidelijk lokaliseerbaar zijn en gelinkt kunnen worden aan het project en aan de EPB-aangifte. Maak daarom, naast detailfoto’s, in elk geval ook een overzichtsfoto van de ruimte.
- Bij identieke woningen, appartementen of kantoren volstaat een fotoverslag per type woning, appartement of kantoor. Een afwijking op het type moet u documenteren met extra fotomateriaal.
Voorbeeld: voor een gang met 5 identieke kantoren volstaat een foto van de gang en van één kantoor.
- Het aanduiden van de foto’s op een plan helpt om de indeling te tonen en voor de volledigheid van het fotoverslag, maar is niet verplicht.
De verslaggever is verantwoordelijk voor het fotoverslag, maar is niet verplicht de foto’s zelf te maken.
- Om een waarheidsgetrouwe EPB-aangifte te kunnen opmaken is het, voor het eigen belang van de verslaggever, aangewezen dat hij/zij zelf een bezoek ter plaatse uitvoert om de werkelijke toestand in kaart te brengen, maar dat is niet verplicht. Ook de eigenaar, bewoner, architect, aannemer, … kan foto’s nemen en aan de verslaggever bezorgen.
- In het uitzonderlijke geval dat de verslaggever geen toestemming krijgt van de aangifteplichtige om foto’s te nemen van bepaalde ruimten, en geen foto’s kunnen bezorgd worden, dan moet een aantoonbare wettelijke reden opgegeven worden. Een weigering is onvoldoende.
- De verslaggever laadt de bijhorende verklaring of attest met de geldige wettelijke reden op, op de Energieprestatiedatabank.
- De reden geldt niet standaard voor het volledige gebouw, maar enkel voor de lokalen die onder de reden vallen.
- Voorbeelden: bedrijfsgeheimen, veiligheidsredenen in gevangenissen.
- Bij twijfel over de geldigheid van de reden: neem contact (opent in uw e-mail applicatie)op met het VEKA.
Wat als er onvoldoende of geen staving beschikbaar is?
Door omstandigheden is het soms onmogelijk om de juiste stavingsstukken te verzamelen (bijvoorbeeld: bij een faillissement van een aannemer, als de woning nog niet af is, maar wel in gebruik is genomen). Als in dat geval tijdens de werken geen stavingsstukken zijn verzameld zoals foto’s, is het niet mogelijk om bepaalde maatregelen achteraf aan te tonen.
De rekenmethodes voorzien voor een heel aantal technieken en eigenschappen een waarde bij ontstentenis. Dit is een veilige waarde waarmee men altijd mag rekenen. U zal hier echter niet altijd een goede energieprestatie mee bereiken of er zelfs niet meer aan de eisen voldoen. Er zijn ook zaken waarvoor de methode geen waarde bij ontstentenis kan voorzien (bijvoorbeeld: de dikte en het type van een isolatiemateriaal). In dat geval moet u uitgaan van de slechtste situatie: er is geen isolatie aanwezig.
Anderzijds verplicht de energieprestatieregelgeving ook welke staving de verslaggever minstens per categorie moet opladen in het dossier in de Energieprestatiedatabank. Dat impliceert dat het VEKA, bij haar controles op correcte rapportering in de EPB-aangifte, er bij het ontbreken van verplichte staving van uit zal gaan dat de staving niet beschikbaar is. Er zal bij die controles dan enerzijds gerekend worden met de waarden bij ontstentenis, als die regelgevend zijn vastgelegd, of anderzijds alsof een maatregel niet is uitgevoerd.
Voorbeelden
Voorbeeld: geen bewijs van isolatiewaarde
Als het VEKA bij een controle op basis van het opgeladen technisch dossier niet kan traceren dat er effectief PUR-vloerisolatie van het gerapporteerde merk/type is geplaatst, zal het VEKA rekenen met de lambda-waarde bij ontstentenis voor PUR-isolatie om zo de vastgestelde U-waarde te bepalen en de eventuele afwijking ten opzichte van de gerapporteerde U-waarde.
Daaruit kan een boete voor niet-correcte rapportering voortvloeien voor de verslaggever. Een rechtzetting van die U-waarde in een hernieuwingsaangifte kan ook aanleiding geven tot het niet meer voldoen van de vastgestelde U-waarde aan de U-max-eis voor vloeren, met een boete als gevolg voor de aangifteplichtige.
